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Scopriamo insieme la costruzione di Scenari Strategici, uno degli esercizi di futuro più complessi ma anche più conosciuti, che non deve assolutamente mancare nella cassetta degli attrezzi di un futurista
La costruzione di Scenari Strategici è l’esercizio di futuro più complesso e articolato e forse anche il più “conosciuto” grazie allo sviluppo che ha avuto in ambito aziendale. Le prime applicazioni in ambito organizzativo risalgono intorno agli anni ’70 prima con la Royal Dutch Shell e poi con tutte le successive sperimentazioni e varianti.
Esistono molteplici approcci alla costruzione di scenari, compreso un filone di tecniche improntate solo sui modelli di forecasting e quindi basate sull’estrapolazione da serie storiche o dai più diversi modelli probabilistici. Ecco perché nell’ambito degli Studi di Futuro chiamiamo questo esercizio “Costruzione di scenari strategici”, perché nell’aggettivo “strategici” c’è tutta la filosofia dell’Anticipazione e quindi l’utilizzo di modelli diversi con focus sulla previsione strategica (Strategic Foresight).
Non esiste un unico modo per costruire Scenari strategici, ci sono diverse scuole di pensiero e applicazioni (es. Metodo Manoa), ma quello su cui ci focalizzeremo è il “metodo Shell” con alcune varianti che -skopìa ha implementato grazie all’esperienza raccolta negli anni.
La Costruzione di Scenari strategici, nella sua versione più estesa può durare anche diversi mesi, i passaggi sono molteplici e delicati e, per ottenere risultati spendibili, è necessario non “forzare” il processo.
Costruzione di Scenari Strategici: qual è lo scopo?
Questo esercizio non individua un futuro preciso (negativo o positivo) ma un set di varianti possibili ed estreme (gli “scenari”) che delimitano uno spazio in cui si muoverà verosimilmente la realtà. È lo spazio che noi futuristi chiamiamo lo “spazio del possibile”.
In base alla scelta metodologica della loro costruzione, che si poggia sulla scelta di più “assi” di forze (le più impattanti e le più incerte), gli scenari possono essere costruiti secondo la regola della “potenza del 2” (2, 4, 8, 16, ecc.). Nell’uso più diffuso vengono costruiti almeno 4 scenari strategici, perché lavorare per “quadranti” anche sotto il profilo della visualizzazione risulta molto intuitivo e fruttuoso.
In questa configurazione è anche più agevole allargare al massimo lo “spazio del possibile”.
La configurazione successiva a 8 scenari diventa molto più complessa da gestire a partire dalla estremizzazione degli orientamenti delle combinazioni dei quattro assi dello scheletro.
L’utilità di questo esercizio di futuro complesso sta nel rendere esplicite visioni di futuri possibili e produrre strategie di medio-lungo periodo per affrontare questi futuri molto diversi tra loro.
La Costruzione di Scenari Strategici permette:
- di aiutare a comprendere le incertezze e ad usarle nei processi decisionali dell’organizzazione
- di concentrarsi su più situazioni (anche molto diverse tra loro) e non solo su quelle più probabili
- di sfidare i modelli mentali dei decisori
- di identificare in anticipo nuovi problemi e facilitare l’adattamento ai cambiamenti importanti
- di aumentare la resilienza
I benefici di questo esercizio si riscontrano anche nell’analisi e nella quantificazione degli impatti che i diversi scenari possono avere sul contesto e sul business dell’organizzazione e nella loro traduzione in raccomandazioni per agire nel presente.
Costruzione di Scenari Strategici: come funziona?
L’esercizio completo si svolge attraverso una successione di attività che possiamo sintetizzare in questo modo:
- definizione del focus, dell’orizzonte temporale dell’esercizio, del team e dell’agenda
- attività di documentazione relativa al focus prescelto. In questa fase entrano in campo altri metodi degli Studi di Futuro utili alla raccolta di informazioni, come per esempio la scansione ambientale e le interviste strategiche
- workshop di costruzione e condivisione degli scenari
- condivisione dei materiali prodotti e dei risultati emersi.
Queste diverse attività fanno parte di fasi specifiche che caratterizzano un esercizio di futuro in generale e la Costruzione di Scenari Strategici in particolare.
La Costruzione di Scenari Strategici rientra nella categoria dei metodi di futuro definiti esplorativi ovvero quei metodi che permettono di visualizzare diversi sviluppi futuri. Questo metodo, nello specifico, consente di creare set di varianti possibili ed “estreme” che delimitano il cosiddetto “spazio del possibile” cioè il perimetro in cui verosimilmente si muoverà la realtà.
Proprio per la profondità di indagine, questo esercizio, nella sua versione più estesa può durare diversi mesi. Nelle versioni “compatte”, fino al punto di poter svolgere l’esercizio in una sola giornata, gli outcome sono qualitativamente diversi dalle versioni più articolate, offrono sempre una serie importante di spunti di riflessioni e di suggestioni per creare strategie e piani di azione.
A seconda degli obiettivi, delle risorse e delle tempistiche a disposizione, le fasi di sviluppo dell’esercizio possono essere più o meno concentrate, ma rimangono fondamentali i passaggi metodologici. Vediamo insieme quali sono:
- Impostazione: strutturazione dell’esercizio
- Documentazione: raccolta informazioni sul tema scelto
- Visualizzazione: immersione e creazione degli scenari
- Azione: traduzione in azioni e strategie di quanto visualizzato nei diversi scenari
IMPOSTAZIONE: cosa fare per cominciare con il piede giusto
La fase di impostazione permette di porre delle basi solide per sviluppare in modo coerente e fluido l’intero esercizio. Quando parliamo di costruzione di Scenari Strategici la fase di impostazione consiste per prima cosa nello stabilire, con il gruppo di lavoro selezionato, il focus dell’esercizio. Questo primo passaggio richiede molta attenzione, in quanto un tema vago e non ben delineato porta confusione e fraintendimenti. Il focus deve essere chiaro, preciso e soprattutto non deve lasciare spazio a diverse interpretazioni. Il gruppo di lavoro deve esprimere unanime consenso in modo tale da parlare, fin da subito, la stessa lingua.
Altro aspetto importante è stabilire la finestra temporale. 15, 20, 30 anni nel futuro?
Se la Costruzione di Scenari Strategici è in versione estesa, in questa fase preliminare si decide anche l’agenda degli incontri in modo da scadenzare il tempo e stimolare fin da subito il coinvolgimento di tutto il team di lavoro.
DOCUMENTAZIONE: per raccogliere tutte le informazioni necessarie
La documentazione è una fase di approfondimento del tema e serve per raccogliere informazioni utili che avranno un ruolo fondamentale durante tutto lo svolgimento dell’esercizio di costruzione di Scenari Strategici. Ha un ruolo fondamentale all’inizio per costruire la base di conoscenza con cui il gruppo di lavoro affronterà poi le fasi successive, ma rimane attiva anche durante gli ulteriori passaggi perché spesso è necessario approfondire alcuni aspetti che emergono in un secondo momento.
In questa fase è possibile attingere ad una moltitudine di strumenti tipici dei Futures Studies che vanno dalla scansione ambientale all’analisi di trend e megatrend, dall’analisi dei segnali deboli a quella delle wild card.
La documentazione ha il compito primario di strutturare il cosiddetto “scheletro degli scenari”. Per strutturare le informazioni raccolte in maniera logica e ordinata, si ragiona utilizzando una linea del tempo. I dati e le notizie raccolti vengono posizionati sulla linea del tempo dal passato, passando per il presente e considerando anche influenze sul futuro (es. trend, megatrend, segnali deboli).
Che cosa si cerca di fare? Si cerca di ordinare temporalmente e causalmente tutti i fattori che hanno determinato l’evoluzione del tema oggetto di studio nel passato, ne stanno condizionando il presente e che potrebbero influire sugli sviluppi futuri.
A causa della continua accelerazione dei cambiamenti e degli impatti, spesso non lineari, che dobbiamo affrontare, questa particolare attività pone l’attenzione su due aspetti:
- di quanto andiamo indietro nell’analisi del passato? L’occhio sul passato raddoppia rispetto alla finestra temporale futura che abbiamo stabilito nella fase di impostazione. Per esempio: se abbiamo una finestra temporale di 20 anni nel futuro, andremo a raccogliere informazioni sui 40 anni precedenti.
- quali fattori e variabili dobbiamo considerare nella nostra documentazione? Dobbiamo prestare attenzione alle discontinuità. Quali sono stati gli eventi che in passato hanno creato una rottura? Quali situazioni hanno cambiato la realtà come la conoscevamo?
Il popolamento della linea del tempo, porta a dover gestire un numero molto alto di fattori e questo può risultare difficile. Il modo per superare questo ostacolo è raggruppare i fattori che hanno caratteristiche comuni o legami di dipendenza e formare dei cluster rappresentativi di quei contenuti.
La fase di documentazione nel suo complesso ha un aspetto importante: permette di ridurre i punti ciechi in merito al tema in discussione. L’intelligenza collettiva e la modalità collaborativa del gruppo di lavoro permettono di raccogliere tante informazioni sotto molti aspetti differenti che in prima battuta rimangono “più nascosti” e fuori dai radar comuni.
VISUALIZZAZIONE: Immersione negli Scenari
La creazione di diversi cluster ci permette di “ridurre” le informazioni raccolte ad una quantità più facilmente gestibile. Solitamente i cluster vengono rinominati con titoli evocativi che permettono di riportare velocemente alla mente il contesto che riunisce le informazioni all’interno di quel cluster (es. demografia, economia e lavoro, reddito, etc.).
Per arrivare alla costruzione dello scheletro degli scenari è necessario suddividere i cluster in due categorie:
- cluster di forze predeterminate, relativi, per esempio, a megatrend; ovvero quelle forze il cui esito è già conosciuto (es. megatrend demografici).
- cluster di forze autenticamente incerte, che rappresentano invece quei cluster di forze incerte, inconoscibili, il cui sviluppo non è ancora chiaro e che potrebbe prendere differenti direzioni.
Una volta eseguita questa distinzione, ci si concentra sui cluster di forze autenticamente incerte e ci si pone una domanda importante:
“Rispetto al nostro tema di indagine, quali sono tra questi i due cluster di forze più incerti e più impattanti?”.
Una volta individuati, si estremizzano gli esiti dei due gruppi di forze prescelti per creare gli assi di incertezza.
Abbiamo ora le basi per procedere all’immersione vera e propria nei quattro diversi scenari “come se” si dovessero vivere realmente. Ovviamente non ci dobbiamo dimenticare dei cluster di forze predeterminate: questi ci aiuteranno a non perdere di vista gli aspetti di contesto che caratterizzeranno gli scenari.
Attraverso una matrice di cosiddetti “descrittori“, appositamente scelti ed in linea con il tema di indagine, si racconta cosa succede nei diversi scenari (per esempio a livello politico, a livello sociale, come si sviluppa l’economia e così via). La fase di immersione, nella versione più estesa, può durare per più sessioni proprio per avere una maggiore profondità di dettaglio e coerenza.
Una volta visualizzati e descritti i quattro diversi scenari, è importante restituire un’immagine forte di ciascuno. È per questo che vengono preparate delle “narrazioni”, ovvero dei racconti che spiegano in maniera coinvolgente cosa succede in ciascuno degli scenari visualizzati.
Le narrazioni possono per esempio raccontare una giornata tipo nel futuro, durante la quale un personaggio (parlando in prima persona e al tempo presente!) fa emergere gli aspetti più significativi e rappresentativi di quella realtà. Lo stile evocativo permette da un lato di immergersi ancora di più in quella rappresentazione di futuro e dall’altro permette alle persone non coinvolte nel team di lavoro, di comprendere quanto è stato visualizzato.
AZIONE: Tradurre in decisioni ciò che abbiamo visualizzato
Questo esercizio costituisce una base oggettiva di acquisizione di informazioni strutturate per produrre strategie diverse di medio-lungo periodo per affrontare futuri differenti (ad esempio di uno stesso rischio, tecnologia, cambiamento, mercato, etc.).
Le strategie che si creano sono molteplici, possono essere adattabili a più scenari oppure specifiche per ciascuno dei quattro scenari creati. Il punto fondamentale è che non si crea una sola strategia, non si fa riferimento ad un solo scenario, non si punta tutto in un’unica direzione! Si rimane vigili su più alternative possibili e si creano delle diverse opportunità per agire in anticipo verso i cambiamenti che la realtà ci porrà davanti.
Per fare questo è necessario mantenere attivo un monitoraggio costante di alcune variabili chiave specifiche emerse durante la visualizzazione degli scenari. La scelta di queste variabili è molto importante, perché sono quelle che potranno rappresentare dei “campanelli d’allarme”, dei segnali di cambiamento utili per comprendere in che modo la realtà sta evolvendo e verso quali scenari ci stiamo dirigendo. In questo modo potremo sfruttare le opportunità e gestire i rischi che si evidenzieranno e “aggiustare” le nostre strategie in anticipo per essere sempre un passo avanti.
Costruzione di Scenari Strategici: conclusioni
La costruzione di Scenari Strategici bene si accompagna ad altri strumenti o metodi degli Studi di Futuro. Abbiamo visto come nella fase iniziale di documentazione possiamo sfruttare le interviste strategiche, la scansione ambientale, ma anche l’individuazione di wild card e segnali deboli.
Per quanto riguarda la fase di azione e del successivo monitoraggio possiamo mettere in campo metodi quali il backcasting oppure il roadmapping.
Un progetto di futuro strutturato è sempre frutto di una combinazione di strumenti e metodi utili a raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati e a permetterci di anticipare i cambiamenti in modo tale da non subirli ma sfruttarli a nostro vantaggio!
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